معرفی خدمات و راهنمای ثبت درخواست در سامانه میخک

معرفی سامانه میخک

ایرانیانی که سالیان زیادی را در خارج از کشور زندگی کرده اند به خوبی به یاد دارند که درگذشته ای نه چندان دور برای دریافت خدمات و رسیدگی به امور کنسولی خود در نمایندگی ها با چه مشکلات و چالش هایی دست و پنجه نرم می کردند: صف های بلند، پاسخگو نبودن به تماس تلفنی، ساعت ها پشت خط ماندن، کندی در انجام کارها، زمانبر بودن برخی فرآیندها، وقت گیر بودن رسیدن پاسخ استعلام ها، کمبود نیروی انسانی، مشکلات سخت افزاری، رفت و آمدهای چندین باره به سفارت، نبودن سفارت در شهر یا کشور محل زندگی، ناآگاهی و تغییر قوانین کنسولی و دیگر مشکلات ریز و درشتی که در کنار تحمیل هزینه ها ی بالا به ایرانیان خارج از کشور که گاهی به معضل در کشورهای بزرگی همچون آمریکا، کانادا، استرالیا بدل می شد وزارت خارجه را بر آن داشت تا با به کارگیری فناوری های روز دنیا به ویژه ظرفیت های بسیار بالای اینترنت بخش از خدمات خود را در قالب یک سایت اینترنتی ارائه کند به طوریکه در نیمه دوم دهه 90 خورشیدی سایتی با نام تاک؛ برگرفته از عبارت تایید اسناد کنسولی راه اندازی شد تا برخی خدمات کنسولی در این سامانه پوشش داده شود اما این سایت آن چیزی نبود که انتظارش می رفت و به علت مشکلات ساختاری و محدودیت های فراوانی که در ارائه خدمات داشت ناکارآمدی آن مشخص و خیلی زود کنار گذاشته شد تا در آبان ماه سال 98 با سایت بهینه تری بنام سامانه میخک که برگرفته از عبارت سامانه یک پارچه خدمات کنسولی است جایگزین شود. بنابر گفته های مسئولان وزارت خارجه، هدف اصلی از راه اندازی و کاربرد سامانه میخک ارائه خدمات غیر حضوری، پیگیری آنی و بهتر درخواست ها، آگاهی رسانی قوانین کنسولی به ایرانیان خارج از کشور پیش از حضور در نمایندگی ها بیان شده است.

برای دریافت چه خدماتی باید در سامانه میخک ثبت درخواست نماییم؟

به طور کلی ایرانیان خارج از کشور برای تایید بخش بزرگی از خدماتی که قرار است در سفارت ها دریافت نمایند می بایستی درخواست اولیه خود را در این سایت ثبت و کد رهگیری دریافت نمایند.

برای دریافت خدماتی همچون تایید وکالت نامه، تعویض گذرنامه( پاسپورت)، تشکیل پرونده دانشجویی، امور تابعیت، صدور و تعویض شناسنامه، ثبت ازدواج و طلاق، دریافت گواهی عدم سو پیشینه، گواهی ولادت و فوت، تایید مدارک درمانی، استعلام گواهینامه، امور عابرین غیر مجاز، دریافت مهر خروج مشولین، مهر خروج دانشجویی، تغییر محل اقامت در کذرنامه، ترجمه برخی مدارک، کپی برابر اصل شدن مدارک، آپوستیل که در 8 بخش در سامانه میخک دسته بندی شده می بایستی پس از ثبت درخواست و بارگذاری تصویر مدارک مورد نیاز و گرفتن نوبت اینترنتی با در دست داشتن اصل مدارک به نمایندگی ها ایران مراجعه شود.

مهمترین خدمات کنسولی که در سامانه میخک ارائه می شود کدامند؟

وکالت نامه: یکی از مهمترین نیازهای افراد پس ازمهاجرت پیگیری امور اداری و کاری در ایران است که این مهم را می توان با واگذاری وکالت نامه به فرد دیگری انجام داد.

خوشبختانه در سامانه میخک این نیاز به خوبی سنجیده شده و امکان تایید هرگونه از وکالت نامه ها پیش بینی شده است و نیازی هم به فرستادن نسخه اصلی از وکالت نامه ها به ایران نبوده و پس از تایید سفارت و احراز هویت موکل، وکیل می تواند یک نسخه از کپی برابر اصل شده آن را از وزارت خارجه در تهران و یا نمایندگی های این وزارت در شهرستان ها دریافت نماید.

در مورد وکالت نامه های تنظیمی در سامانه میخک دو نکته بسیار مهم وجود دارد: نخست آنکه متن پیش فرض موجود در سایت میخک تنها برای آشنایی با موضوع وکالت نامه در این بخش از سامانه گنجانده شده و دلیلی بر درستی و پذیرش آن در ایران نخواهد بود و نکته بعدی هم اینکه امکان ویرایش وکالت نامه پس از تایید سفارت دیگر وجود نخواهد داشت بنابراین پیشنهاد می شود در این باره مطالب صفحه اختصاصی ویژگان را خوانده و از کارشناسان حقوقی خبره کمک گرفته شود.

امور گذرنامه: گذرنامه ( پاسپورت ) مهمترین مدرک شناسایی است که در خارج از کشور کاربردهای زیادی داشته و دولت ها آن را به عنوان مدرک شناسایی شهروندان خود صادر می کنند تا هم اجازه خروج به آنها داده شود و هم در صورت نیاز به مقامات دیگر کشورها ارائه شود.

بر اساس قوانین ایران مسئولیت صدور گذرنامه ایرانیان خارج از کشور بر عهده سفارت ها بوده که در صورت رسیدن تاریخ اعتبار آن به زیر 6 ماه، پر شدن صفحات، تغییر نام و نام خانوادگی و تغییر محل اقامت فرد می تواند نسبت به دریافت نمونه جدید آن از سفارت کشور محل زندگی اقدام نماید.

امور سجلات: یکی از بخش هایی که بیشترین خدمات کنسولی در آن گنجانده شده است امور سجلات است که با استناد به قوانین مدنی ایران مسئولیت انجام این امور که احوال شخصی هم نامیده می شود برعهده سفارت ها خواهد بود که در برگیرنده که خدماتی همچون:

• ثبت تولد نوزاد و دریافت شناسنامه
• امور عابرین غیر مجاز( خروج غیرقانونی از کشور)
• تعویض شناسنامه ( به جز برای افراد بدون شناسنامه بالای 18 سال)
• درخواست تایید و ترجمه گواهی های ولادت، فوت، عدم سو پیشینه
• ثبت ازدواج در خارج از کشور و دریافت سند ازدواج یا پروانه زناشویی
• ثبت طلاق خارج از کشور و دریافت سند طلاق ( به شرط انجام فرآیندهای طلاق خارج از کشور در ایران )
• کپی برابر اصل نمودن مدارک ( شناسنامه، کارت ملی، گواهینامه، وکالت نامه، سند ازدواج، سند طلاق، کارت معافیت پایان خدمت)

امور تحصیلی ( دانش آموزی / دانشجویی) : در این بخش هر آن چیزی که با دوره های دانش آموزی و دانشجویی گذرانده شده در خارج از کشور مرتبط می شود وجود دارد که دو خدمت بزرگ را می توان در این بخش دریافت نمود: تایید مدارک دانش آموزی، دانشجویی و دانش آموختگی و تشکیل پرونده برای دریافت مهر خروج دانشجویی

امور حمایت های قضایی و کنسولی: در این بخش از سامانه میخک سه خدمت ویژه و کاربردی دیگر را می توان دریافت نمود که به ترتیب: درخواست استعلام گواهینامه رانندگی، درخواست تایید مدارک درمانی و کسب خبر

در مورد گواهینامه رانندگی امکان بسیار خوبی پیش بینی شده تا در کنار تایید داشتن گواهینامه و اعتبار آن در ایران سوابق تخلف های رانندگی هم بررسی شود که در صورت نیاز می بایستی گزینه آن فعال شود.

گفتنی است براساس کنوانسیون ژنو گواهینامه رانندگی رانندگی ایران در ۷۲ کشور دیگر معتبر بوده و امکان رانندگی در برخی کشورها تا شش ماه هم برای آن در نظر گرفته شده است.

امور تابعیت : اگر خانمی در خارج از کشور دارای همسر خارجی باشد و برای فرزند(ان) خود بخواهد شناسنامه ایرانی دریافت نماید با توجه به اینکه فرزند(ان) او زیر 18 سال یا بالای 18 سال است باید وارد این بخش شده و اطلاعات مورد نیاز را به دقت وارد نموده و منتظر بررسی درخواست خود در ایران بماند، گفتنی است قانون اعطای تابعیت به فرزندان دارای پدر خارجی در سال 99 تصویب و آیین نامه اجرایی چگونگی اعطای تابعیت به افراد مشمول ابلاغ شده است اما در عمل مشکلات فراوانی بر سر راه مادرانی است که می خواهند برای فرزند خود شناسنامه ایرانی بگیرند که پیشنهاد می شود مقاله تایید تابعیت فرزند دارای پدرخارجی در سایت ویژگان را بخوانید.

برای دریافت چه خدماتی نمی توان از سامانه میخک استفاده نمود؟

اگر ایرانیان خارج از کشور نیاز به دریافت خدماتی همچون: کارهای نقل و انتقال اموال و اسناد منقول و غیر منقول، امور حقوقی و قضایی، تعویض کارت پایان خدمت یا معافیت نظام وظیفه، تعیین تکلیف وثیقه دانشجویی و وثیقه توریستی، ارزشیابی مدارک دانشگاهی، تعویض و تمدید گواهینامه، ترجمه برخی مدارک، صدور گواهی تجرد، صدور گواهی عدم منع تحصیل داشته باشند نمی توانند از خدمات سامانه میخک و سفارت ها استفاده کنند و باید این امور را با واگذاری وکالت نامه در ایران پیگیری نمایند.

کاربرد پرسمان تردد در سامانه میخک چیست؟

پرسمان تردد : این خدمت که بخش جداگانه ای از سایت میخک بوده و به سایت دیگری پیوند داده می شود به گفته مسئولان وزارت خارجه با هدف آگاهی رسانی به ایرانیان مقیم خارج کشور از وضعیت خروج امن (ممنوع الخروجی) خود پیش از مسافرت به ایران، با همراهی نهادهای مسئول راه اندازی شد.

در صورت تمایل هموطنان خارج از کشور می توانند با ورود اطلاعات شناسایی و بارگذاری تصاویر گذرنامه و شناسنامه خود نسبت به استعلام اقدام و پاسخ را در بازه زمانی 10 تا 30 روز در ایمیل ثبت شده در سامانه پرسمان تردد دریافت نمایند.

اگر ورود به سامانه پرسش با بروز مشکل فنی همراه شد می توان درخواست را به : porsesh@mfa.gov.ir ایمیل نمود.

چگونگی ثبت نام و ثبت درخواست در سامانه میخک

بر خلاف دیگر سامانه های داخلی که برای نام نویسی و ورود می بایستی از هفت خان رستم گذر نمود تا مراحل احراز هویت تایید شود، ورود و نام نویسی در سامانه میخک تقریبا ساده بوده و داشتن کد ملی و یک ایمیل معتبر کافیست و خوشبختانه لزومی به داشتن کارت ملی هوشمند(جدید)، سیم کارت فعال و بنام درایران و یا ورود با IP ایران وجود ندارد.

پس از ورود به صفحه اصلی سامانه میخک و رفتن به لینک ثبت نام/ ورود به سامانه با سه گزینه جهت ورود روبرو خواهیم شد

• دریافت رمز یکبار مصرف
• ورود با رمز عبـــور ثابت
• ورود از طریق پنجره هموشمند

که عملا تنها گزینه ورود با رمز عبور یکبار مصرف می تواند برای ایرانیان خارج از کشور کارایی داشته و دو گزینه دیگر به علت اعمال یکسری از محدودیت های امنیتی و جلوگیری از نفوذ و هک در دسترس نمی باشد و پیشنهاد ویژگان هم استفاده از این روش است که از امنیت خوبی برخوردادر بوده و نیاز است تا برای هربار ورود از رمز موقتی که به ایمیل فرستاده می شود و در حدود 5 دقیقه هم معتبر خواهد بود را وارد نمود.

در اولین ورود به سامانه یکسری اطلاعات هویتی و شناسایی نیازخواهد بود تا تکمیل شده و پس از آن وارد صفحه اصلی سایت خواهید شد که دارای چند آیتم اصلی می باشد که در برخی از خدمات زیرشاخه هایی هم وجود دارد و اگر خدمتی در صفحه اصلی یافت نشود در زیرشاخه های متناسب با آن خدمت اصلی باید جستجو شود؛ همانند خدمات مربوط شناسنامه که در امور سجلات قرار دارد.

پس از مشخص نمودن خدمت (هایی) که قرار است در سفارت دریافت شود و ورود به صفحه اصلی آن نیاز است تا اطلاعات مورد نیاز و تصویر یکسری از مدارک در سامانه به دقت بارگذاری شود که بهتر است اسکن با کیفیت و حجم مناسب از پیش آماده شده باشد. پس از بارگذاری مدارک مورد نیاز و اطمینان از درست بودن همه موارد اعلام شده در سامانه، درخواست را ثبت و منتظر صدور رسید ثبت درخواست که دارای کد رهگیری می باشد خواهیم ماند این رسید در فرمت PDF بوده که پس از دانلود بهتر است ذخیره شده و هنگام مراجعه به سفارت نسخه چاپ شده از آن را به همراه داشته باشیم.

پیشنهادهای کاربردی و مهم هنگام ثبت درخواست در سامانه میخک

1-برای ورود و ثبت درخواست (ها) در این سایت بهتر است از آخرین نسخه مرورگر کروم استفاده نمایید تا با کمترین ایراد هنگام ثبت درخواست و دریافت کد رهگیری روبرو شوید.

2- به هیچ وجه با کد ملی و مشخصاتی غیر از مشخصات اصلی خود نسبت به ورود و ثبت اطلاعات در سامانه اقدام نکنید چرا که، رفع مشکلات آتی به سختی خواهد بود.

3- باتوجه به مشکلات سرور یاهو و عدم پشتیبانی از ایمیل های دانشگاهی و شرکت های خصوصی بهتر است برای ورود از دامنه های بین المللی معتبر همانند Gmail , Hotmail استفاده شود.

4- پیش از ثبت درخواست اطلاعات شخصی و مدارک مورد نیاز را آماده داشته باشید تا فرایند ثبت درخواست آسانتر انجام شود.

5- برای پرهیز از بروز هرگونه ایراد هنگام بررسی درخواستتان در سفارت، اسکن با کیفیتی و در اندازه مناسب از همه مدارکتان را در سایت بارگذاری نمایید.

6- هنگام ورود اطلاعات هویتی در سامانه میخک دقت کافی داشته باشد و با توجه به استعلام آنلاینی که از ثبت احوال در ایران انجام می شود این موارد را همانند آنچه در کارت ملی و شناسنامه است درج نمایید.

7- امکان تغییر ایمیل برای ورود به سامانه وجود دارد اما تغییر اطلاعات شناسایی و شناسنامه ای امکانپذیر نیست.

8- در صورت گم شدن رسید ثبت درخواست در سامانه میخک می توانید کد رهگیری را در بخش آمار فردی بخش تایید اسناد و دانشجویی بیابید.

9- برای آگاهی از وضعیت درخواست ثبت شده وارد بخش بررسی صحت مدارک شده و در صورتی که درخواستی در سامانه رد شده باشد معمولا علت آن از طرف سفارت بیان می شود.

10- داشتن وضعیت اقامتی معتبر در کشور محل زندگی از موارد ضرروی جهت ثبت در سامانه میخک و ارائه به مقامات سفارت می باشد.

دریافت نوبت از سامانه میخک به صورت اینترنتی

پس از ثبت درخواست(ها) و دریافت کدرهگیری از سامانه میخک می بایستی برای رفتن به سفارت و تایید پایانی درخواست برنامه ریزی نمود که نیاز است تا نوبت اینترنتی گرفته شود اما جالب است که این کار در خود سایت میخک انجام نمی شود و باید در یک سایت جداگانه به نام سامانه نوبت دهی خدمات کنسولی با وارد نمودن کد ملی و کد رهگیری نسبت به گرفتن وقت در روز و ساعت انتخابی اقدام نمود.

برای دریافت برخی خدمات کنسولی نیازی به گرفتن نوبت اینترنتی نبوده که در هر نمایندگی این امور متفاوت است برای نمونه در دفتر واشنگتن که بیشتر خدمات به صورت غیرحضوری ارائه می شود برای کارت ملی باید نوبت گرفته شود اما برای تعویض شناسنامه نیازی نیست و یا در نمایندگی مادرید کشور اسپانیا بدون نوبت می توان برای انجام کارهای ترجمه مدارک، تعویض شناسنامه، امورمعافیت کفالت، نظام وظیفه و ثبت نام کارت ملی به سفارت سر زد.

نتیجه گیری و سخن پایانی

با وجود آنکه سامانه میخک چند سالی است که راه اندازی و در حال ارائه خدمات می باشد و ایرانیان خارج از کشور پیش از حضور در سفارت برای دریافت هر گونه خدمت کنسولی می بایستی در این سایت ثبت درخواست داشته باشند، اما همچنان بسیاری از هموطنان خارج از کشور ، با امور مورد نیاز برای نام نویسی، ورود، ثبت درخواست، دریافت کد رهگیری ، دریافت نوبت، انجام مصاحبه ، احراز هویت و… در این سایت نا آشنا بوده که این مساله باعث بروز مشکلات و گلایه فراوان هم شده است اما با وجود همه مشکلات ریز و درشت که در این سامانه وجود دارد می توان آن را ابزاری کارآمد و در دسترس برای ایرانیان خارج از کشور دانست که امیدواریم با بر طرف شدن مشکلات، خدمات کنسولی به شکل شایسته و با هدف کاهش هزینه ها به هموطنان خارج از کشور ارائه شود.

در پایان خواندن راهنمای جامع و کاربردی سامانه میخک را که به وسیله کارشناسان ویژگان گردآوری و آماده شده است پیشنهاد می شود.